Personalplanung
Die Personalplanung ist in der Gastronomie ein äußerst wichtiges Thema, weil Ihre Mitarbeiter einerseits einen reibungslosen Ablauf gewährleisten – und auf der anderen Seite ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor sind. Gerade bei der festen Kernmannschaft kommt es auf jede und jeden Einzelnen an und darauf, nicht zu viele und eben auch nicht zu wenige Leute dauerhaft an sich zu binden.
Dazu kommt, dass nicht an jedem Arbeitstag dieselbe Anzahl an Mitarbeitern benötigt wird und nicht einmal ein einzelner Tag ständig im selben Tempo läuft, sodass es zu hektischen Stoßzeiten ebenso kommt wie zu ruhigeren Stunden zwischen Mittags- und Abendtisch. Und abgesehen davon, dass Kunden und Gäste manchmal wirklich unberechenbar sind, können auch weitere Probleme wie Krankheitsfälle entstehen, die alles noch einmal zusätzlich erschweren. Kein Wunder, dass die entsprechende Planung sehr viel Erfahrung und zuverlässige, gut gelaunte, engagierte und gut ausgebildete Mitarbeiter unter einen Hut bringen muss.
Ohne Dienstplan geht es nicht
Bei aller Routine: Die Erstellung eines guten, belastbaren Dienstplans nimmt in jedem Gastronomiebetrieb reichlich Zeit in Anspruch. Es muss nach Wochentag, Tageszeit, Karte, Wetter und Serviceanspruch entschieden werden, wie viele Mitarbeiter kommen sollen und wer genau. Bei jedem und jeder Einzelnen ist daran zu denken, wie viele Stunden geleistet werden müssen und wie oft er oder sie dementsprechend in den Schichtplan gehört. Auch müssen die Wünsche und Anliegen der Mitarbeiter berücksichtigt werden, denn nur, wer sich ernst genommen und behandelt fühlt, wird gut und gerne arbeiten. Außerdem liegt dem einen eher die Frühschicht im Blut, während die andere erst nach 22 Uhr richtig aufblüht. Und dann kommt noch ein wichtiger Termin, Urlaub oder ein Arztbesuch dazu, für die ebenfalls Platz geschaffen werden muss. All diese Punkte müssen im Dienstplan berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden. Das Ergebnis wird nicht immer jeden glücklich und zufrieden machen, aber daran sind erfahrene Mitarbeiter gewöhnt und Sie als Chef können schließlich auch nicht zaubern.
Umsätze im Blick behalten
Als in der Regel größter Kostenpunkt in der Gastronomie muss der Personaleinsatz in Relation zu den Umsätzen gebracht werden
Eine falsche Planung oder zu hoher Personaleinsatz führen auch bei guten Zahlen zu einem schlechten Ertrag. Es muss also immer im Auge behalten werden, das Personal dem Aufwand des Tagesgeschäfts anzupassen. Zu viele Mitarbeiter verursachen hohe Kosten und zu wenige führen zwangsläufig zu schlechterem Service, was auf Dauer mit weniger Kundschaft bestraft wird. Und um das gleich mal klarzustellen: Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter nicht angemessen und zu knauserig, wird die Leistung leiden und die Mitarbeiter verlassen Sie wieder, sobald sie etwas Besseres finden. Sparen alleine genügt also nicht. Vor allem nicht an der falschen Stelle. Der Gast merkt so etwas sehr schnell und wendet sich gnadenlos von Ihnen ab, wenn er sich nicht gut bekocht, bedient und betreut fühlt.
Jeder Bereich der Gastronomie – von der Küche über die Theke bis zum Service – hat seinen eigenen Personalbedarf und eigene Deckungsbeiträge. Während in der Mittagszeit die Küche ebenso gut besetzt sein muss wie der Service, ist es in den Phasen bis zur nächsten Stoßzeit nicht unbedingt sinnvoll, das vollständige Küchenteam vorzuhalten. Beim Abendgeschäft sollte aber wieder genug Personal vor Ort sein. Auch der eigene Anspruch bzw. Ihr Gastronomiekonzept spielen hier hinein: Ein kleines Bistro wird mit entschieden weniger Mitarbeitern auskommen als das große Ausflugslokal oder die Sterneküche. Hier ist also tüfteln angesagt, bis die Kosten zu den Umsätzen passen.
Am Anfang teurer kalkulieren – und ehrlich sein
Besonders wenn Sie gerade eröffnen, fehlen Ihnen noch jede Menge Erfahrungswerte. Gehen Sie darum lieber kein Risiko ein und planen Sie mit einer Personaldecke, die auf jeden Fall ausreichend stark ist. Wenn Küche oder Service schon am Anfang zusammenbrechen, wird Ihnen der Gast nur schwerlich verzeihen. Und weil es für den ersten Eindruck keine zweite Chance gibt, wird es womöglich äußerst schwer, unzufriedene Kunden zurückzugewinnen. Haben Sie nach einigen Wochen den Dreh in etwa raus, ist es immer noch möglich, Personal abzubauen.
Wichtig: Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie noch nicht sicher sind, wie viele Leute Sie letztendlich brauchen werden und übernehmen können. Erfahrenes Personal kennt das wahrscheinlich und wird Ihre Ehrlichkeit und Offenheit zu schätzen wissen.
Feste, Helfer und Springer
Ein gut aufeinander eingespieltes, festes und zuverlässiges Stammteam ist für den Normalbetrieb ideal
Wenn Sie diesen Mitarbeitern so regelmäßig wie möglich dieselben Schichten zuteilen, entsteht hieraus sozusagen wie von selbst ein planerisches Grundgerüst, auf dem Sie die weitere Planung aufbauen können. Mit zusätzlichen Teilzeitbeschäftigten oder Minijobbern können Sie absehbare Stoß- und Saisonzeiten oder den Bedarf bei geplanten Events abfangen. Damit wird auch das Stammteam entlastet.
Auf der anderen Seite sind Minijobber sehr oft Personen, die hauptberuflich einer anderen Tätigkeit nachgehen oder noch in der Ausbildung sind. Da sich die Lebenssituation bei diesen Mitarbeitern häufig verändert, ist ihre Fluktuation erfahrungsgemäß recht hoch. Darum bleiben Sie dran und rekrutieren Sie regelmäßig neue Mitarbeiter, damit Sie plötzlich entstehende Lücken möglichst schnell und übergangslos schließen können.
Flexibilität muss sein. Wenn für das ganze Wochenende Sturm und Regen vorausgesagt waren und plötzlich der herrlichste Sonnenschein herrscht, kann Ihre Personalplanung ganz schön ins Wanken kommen. Ein gutes Sicherheitsnetz kann eine Art Bereitschaftsdienst sein, bei dem bestimmte Mitarbeiter, am besten die „Universalisten“, bis zu einer vereinbarten, realistischen Uhrzeit auf Abruf bereitstehen und im Notfall eine Lücke im Dienstplan ausfüllen können. Unnötig zu erwähnen, dass sie für die Sonderstunden auf Abruf auch besser bezahlt werden sollten – schließlich helfen sie Ihnen ja aus der Patsche. Diese Mitarbeiter sind in allen wichtigen Bereichen zumindest in den Basics ausgebildet. So können sie zum Beispiel als Zuarbeiter in der Küche oder an der Theke aushelfen, auch wenn sie zunächst für den Service eingeplant waren. Diese „Springer“ einzusetzen macht natürlich nur Sinn, wenn es nicht gleichzeitig an allen Ecken und Enden brennt. In diesem Fall hilft nur noch mehr Fachpersonal.
Machen Sie’s gut!
Durchregieren, reindrücken, abverlangen, anschnauzen: Diese Zeiten sind auch in der Gastronomie endgültig vorbei. Wenn Sie Ihr Team bei Laune und möglichst leistungsbereit halten wollen, dann sollten Sie als Chef mit gutem Beispiel vorangehen. Reden Sie mit Ihren Leuten, nehmen Sie sie ernst, holen Sie sich Rat und geben Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge. Und schreiben Sie faire Dienstpläne. Natürlich ist Gastronomie kein Leben auf dem Ponyhof und ohne Boss geht hier gar nichts. Eine gute, klare und der Situation angemessene Kommunikation kann allerdings Wunder wirken, die Abläufe in Ihrem Betrieb stark professionalisieren und sie in der Qualität auf ein neues Niveau heben.
Ganz, wie Sie möchten
Es gibt viele Möglichkeiten, einen Dienstplan auch ohne Stift und Papier zu erstellen, zum Beispiel online bzw. digital. Wofür Sie sich letzten Endes entscheiden, liegt bei Ihnen, denn wer an die gute alte Schiebetafelwand gewöhnt ist, kann mit ihr vielleicht schneller und genauer planen als mit digitalen Plattformen.
Aber noch einmal: Das wichtigste Planungselement und die größten Vorteile erhält man im Laufe der Zeit durch die Erfahrung und durch ein gut aufeinander eingespieltes Team, dessen Stärken und Schwächen Sie kennen. Natürlich kann es trotz bester Planung und toller Mitarbeiter zu Ausnahmesituationen kommen – aber hiergegen haben Sie ja noch Ihre stärkste Waffe: einen klaren Kopf.